User Rating: 0 / 5

Star InactiveStar InactiveStar InactiveStar InactiveStar Inactive
 

Mengatur sebuah rapat serupa dengan persiapan untuk perjalanan jarak jauh, menggunakan mobil bersama dengan teman atau keluarga anda. Anda perlu merencanakan rute, memperhatikan aturan lalu lintas, memperhatikan kebutuhan penumpang dan selalu ingat jalan untuk kembali pulang.

Sama halnya dengan orang dewasa dan anak yang mempertimbangkan perjalanan menggunakan mobil sebagai jalan satu-satunya untuk pergi ke tempat yang dituju, begitu pula dengan mengadakan rapat bisnis.

Dibawah ini terdapat 3 cara untuk membuat perbedaan yang sangat besar terhadap rapat anda.

Ketahui kemana arah tujuan anda
Kebanyakan dari kita tidak akan memulai sebuah perjalanan melalui daerah yang tidak kita kenal tanpa sebelumnya melihat peta sehingga kita tidak tersesat. Persiapan mungkin hanya memakan waktu 10 menit, tetapi sedikit persiapan bisa mengarahkan anda ke rapat yang sukses. Anda mungkin ingin waktu anda menjadi produktif dan efisien. Apakah rapat anda adalah bersama dengan 5 orang sebuah proyek, 100 orang penjual dari berbagai negara atau dengan sebuah kelompok orang dari berbagai negara di tempat yang berbeda, anda perlu mempertimbangkan beberapa hal-hal kunci untuk waktu ke depan.

  • Apa hasil yang anda inginkan? Jika rapat telah selesai, dan anda senang, apa yang ingin anda hasilkan dalam rapat? Apakah anda menginginkan kesepakatan mengenai tindakan atau ide-ide baru terhadap masalah yang selalu saja berulang? Apa anda hanya ingin memperbaharui saja terhadap apa sudah lakukan? Sekali anda telah jelas terhadap apa yang anda inginkan, anda bisa menyatakan bahwa rapat itu obyektif dan beritahukan itu kepada peserta rapat.
  • Tentukan tipe rapat. Kebanyakan rapat terdiri dari empat unsur: membagi informasi, mengumpulkan informasi, pemecahan masalah, dan pengambilan keputusan. Untuk setiap item agenda rapat, pikirkan kedepan mengenai apa yang anda inginkan sebagai hasil rapat. Itu akan membantu anda dan semua orang, ketahui kapan pembicaraan anda keluar dari topik.

Hargai aturan di jalan dan atur penumpang kendaraan
Ketika anda sedang berada di dalam mobil, cara mudah untuk mengalami kegagalan adalah dihentikan oleh polisi akibat melanggar peraturan berlalu lintas atau akibat penumpangnya saling berkelahi dan mengeluh. Aturan yang sama berlaku saat rapat. Biarkan peserta rapat mengetahui semua aturan rapat. Lakukan yang terbaik untuk menjaga agar proses dialog tetap berjalan maju. Dengarkan semua pendapat peserta, tetapi jangan biarkan satu pendapat mendominasi pendapat yang lain. Atur waktu dan diskusi sehingga tiap pembicara bisa didengarkan pendapatnya, sementara yang lain bisa terdorong untuk berpikir. Jika anda bosan, begitu juga yang lain. Jika anda lelah mendengar suara orang tertentu, maka anda tidak sendiri. Gunakan petunjuk dibawah ini untuk menjaga agar rapat tetap hidup.

  • Jadi ketua rapat yang efektif dan adil. Buat dan jaga hubungan pribadi baik dengan peserta rapat. Jika anda ingin semua peserta aktif, maka hindari mengevaluasi apa yang orang katakan, tunggu saatnya di pengambilan keputusan. Jaga agar informasi dan dialog mengalir secara lancar. Dan ketika anda sampai pada titik pembuatan keputusan, katakan itu didepan umum. Nyatakan keputusan (apakah itu kesepakatan atau sebuah keputusan untuk lebih mencari informasi atau tindakan yang dipilih), lalu pergi ke langkah selanjutnya terhadap keputusan atau ke topik lain.
  • Atur saat berbicara. Mengatur rapat serupa dengan polisi lalu lintas yang bagus - memberikan giliran kepada semua orang. Usahakan berbicara singkat. Jika seseorang terus berbicara secara melantur atau tak beraturan, maka coba tangkap maksudnya, lalu alihkan ke pembicara berikutnya. Abaikan peserta rapat yang pendiam.
  • Menangani konflik. Mayoritas konflik dalam rapat muncul akibat salah pengertian antara dua atau lebih peserta. Pastikan tiap orang berbicara dengan jelas (tanpa menghakimi pandangan lawan) dan mudah dimengerti.

Akhir perjalanan
Terdapat sesuatu anti klimaks mengenai cara pulang ke rumah setelah menempuh perjalanan yang panjang. Berkendara pulang ke rumah kelihatannya tidak akan berakhir, jika tidak diantisipasi. Ini juga berlaku untuk rapat. Rapat anda akan berakhir dengan ledakan emosi. Inilah caranya:

  • Selesai sesuai jadwal. Hargai komitmen waktu yang telah anda buat untuk peserta rapat. Jika anda selalu mundur dari waktu yang telah dijanjikan, orang tidak akan lagi mengikuti rapat atau mencari-cari alasan untuk meninggalkan rapat sebelum berakhir.
  • Identifikasi langkah berikutnya. Aspek dari rapat yang sangat membuat frustasi adalah persepsi bahwa tidak ada yang berubah dari hasil rapat. Satu cara untuk memastikan bahwa sesuatu sungguh terjadi adalah mengidentifikasi dan menulis langkah-langkah berikutnya -- persetujuan atas tindakan yang diambil setelah rapat. Termasuk apa yang harus dikerjakan, oleh siapa dan kapan. Tempelkan ini di papan sehingga semua orang bisa melihatnya. Dan pastikan peserta mendapatkan catatan berisi hasil rapat.
  • Yang terakhir, menindak lanjuti langkah-langkah selanjutnya setelah rapat. Biarkan peserta mengetahui bahwa hasil rapat benar-benar penting dan bermanfaat. Lihat dan periksa apa yang terjadi. Cari sumber-sumber tambahan yang diperlukan. Jika terdapat masalah dalam rencana, coba lihat apakah rapat berikutnya bisa diadakan. Dan biarkan semua orang mengetahuinya.

Sedikit persiapan penting untuk perjalanan jarak jauh dalam pembuatan rapat yang produktif dan menyenangkan. Anda kemungkinan siap menghabiskan banyak waktu, mengklarifikasi keputusan setelah rapat atau bahkan mencoba untuk mengingat apa keputusan yang telah dibuat! Tetapi jika tidak ada tindakan yang diambil, maka rapat itu sendiri menjadi tidak efektif dan tidak satupun perilaku atau tindakan akan berubah. Itu betul-betul menghabiskan waktu dan juga sia-sia.

Loading...

1000 Characters left