Selama lebih dari satu dekade atau lebih, kita secara terus menerus di bom dengan berita-berita mengenai proyek pemerintah dan swasta yang dalam pendanaan ternyata bisa melebihi anggaran atau bahkan hampir mendekati angka anggaran. Pemikiran dalam metodologi manajemen proyek hanya mendiskusikan aspek keuangan suatu proyek pada level atas, dan membiarkan "murid" tidak mengetahui cara bekerja yang benar agar bisa memahami lebih jauh pengaruh keputusan mereka terhadap hasil keuangan. Pada gilirannya, pembuatan sebuah kasus bisnis biasanya hanya diberikan waktu yang sedikit dan yang terjadi adalah sebuah proyek yang berakhir dengan terburu-buru. Berinvestasilah pada orang yang tepat dan jadwal waktu awal untuk meninjau kelayakan dan kasus bisnis yang kedua adalah harus bisa memastikan secara total kapan suatu proyek bisa dilepas.

Dalam iklim keuangan sekarang, dimana anggaran dan biaya mengalami pemotongan, sekarang adalah waktunya untuk memastikan bahwa berapapun dana yang tersedia, maka gunakan secara bijak - untuk melakukannya anda perlu yakin bahwa proyek pada akhirnya akan ditinjau secara menyeluruh baik anggaran, biaya dan laba.

Dengan pemikiran ini - menggunakan Panduan Metodologi Manajemen Proyek sebagai dasar, dibawah ini terdapat 10 langkah kunci untuk menuju ke sebuah manajemen keuangan proyek yang berhasil.

  1. Pada proyek baru - investasikan waktu untuk menciptakan studi kelayakan dan kasus bisnis yang akurat, jika pekerjaan diburu-buru - maka pada akhirnya justru akan menghasilkan biaya lebih tinggi.
  2. Tinjau portfolio proyek anda - apakah anda menyelesaikan proyek secara benar, apakah mereka punya kualitas bagus, apakah yang dibuat diperoleh dari hasil internal politik- pastikan setiap proyek anda bersih dari kasus bisnis dan punya nilai tambah untuk masa depan perusahaan - habiskan waktu memakai pengalaman dari individu sebelumnya untuk meninjau dan meninjau ulang kasus bisnis.
  3. Tinjau sekeras mungkin manfaat dari biaya pengeluaran. Dalam 80% di banyak proyek, sekali mereka berada di dalam, jika mereka telah menyelesaikan proyek sesuai yang dijanjikan maka tidak ada seorangpun ingin kembali dan meninjaunya kembali. Jadi pastikan dari awal proyek bahwa anda akan memeriksa biaya pengeluaran secara terus menerus, sehingga perubahan terhadap proyek anda tidak akan merubah keuntungan anda.
  4. Pemotongan biaya tidak selalu menjadi jawaban - alokasikan sumber-sumber yang memberi "nilai tambah" terhadap proyek - sekarang ini pemotongan adalah langkah mudah untuk perbaikan, tetapi jangan ceroboh dan membiarkan proyek yang berjalan tanpa pengalaman untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu tinjau biaya pengeluaran dari proyek anda dan seperti yang nomor 2, konsentrasilah terhadap adanya nilai tambah.
  5. Pembangunan tenaga kerja - tingkatkan pengetahuan dalam mengatur keuangan, membangun kepemimpinan, kesehatan dan keamanan, motivasi, dll. - jadi ketika anda menaruh manajer non-keuangan dalam proyek besar, maka mereka tidak perlu lagi diberikan pengetahuan mengenai cara mengatur keuangan.
  6. Pecahkan proyek ke dalam beberapa bagian sehingga dapat dikendalikan secara keuangan. Terlalu banyak proyek yan berbasiskan "pot uang" - menghabiskannya per anggaran dan jika beruntung ada sisa, maka bagus! Oleh karena itu pecahkan "pot" dan bagilah ke dalam beberapa bagian sehingga mudah diatur - buatlah peta di dalam struktur proyek, dengan cara itu anda dapat melihat kemana saja anggaran mengalir dan bagian mana saja yang menghabiskan banyak pengeluaran.
  7. "Satu maksud dari memakai jasa akuntan" - terlalu banyak manajer dalam bekerja, biaya pengeluarannya melebihi anggaran - Manajer seharusnya bertanggung jawab total terhadap anggaran, dan di waktu yang sama setiap kepala proyek seharusnya bertanggung jawab untuk mengatur anggaran mereka. Idealnya satu manajer keuangan mengurusi satu manajer proyek, dan memastikan sebuah hubungan yang konsisten.
  8. Buat laporan keuangan yang penuh arti dan lebih fokus sehingga memungkinkan adanya pengambilan keputusan yang lebih akurat. Kurang lebih - persetujuan atas laporan diperlukan mulai dari awal proyek, dan secara terus menerus diperbaiki sampai apa yang proyek perlukan dalam mengatur program kerja. Hanya karena seorang akuntan dapat menyelesaikan 20 halaman analisis per bulan ke tiap manajer proyek tetapi ini tidak berarti bahwa tindakan ini benar - hematlah kertas, selamatkan bumi! - minimalkan laporan dan perbaiki pengambilan keputusan.
  9. Komunikasi - dapatkan hubungan yang kuat antara proyek dengan manajer keuangan. Bagian keuangan tidak boleh dipisahkan, mereka perlu menjadi satu bagian dalam tim proyek dan oleh karena itu buka saluran komunikasi yang jujur sehingga tidak ada kejutan-kejutan.
  10. Bagian keuangan seharusnya mewaspadai semua potensi resiko/masalah dan kemungkinan biaya tambahan - jika sebuah masalah telah atau mungkin muncul lebih awal, maka bagian keuangan akan membatasi pada apa yang mereka bisa lakukan untuk membantu "setelah kejadian".
Loading...

1000 Characters left